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Herramientas de escritorio – Para qué se utilizan y ejemplos

17 septiembre, 2020
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Las herramientas de automatización de oficinas son un conjunto de dispositivos y programas que ayudan a optimizar y simplificar los procesos de las actividades de trabajo, principalmente de ufficio (conocido como automatización de oficinas).

Las herramientas de oficina se clasifican en dos tipos:

  • Dispositivos informáticos
  • Programas y aplicaciones

Los dispositivos informáticos son todo tipo de piezas o hardware (partes tangibles de un ordenador) que le ayudan a realizar su trabajo de oficina de forma más rápida y sencilla.

Las herramientas de oficina son, por ejemplo, dispositivos de entrada como el teclado, el ratón, el micrófono, la cámara web, el escáner, etc.

Ejemplos de dispositivos de salida son el monitor, el sistema de sonido, la impresora de le , etc.

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Este conjunto de dispositivos 0027 utilizados de manera correcta puede marcar una gran diferencia en el aumento de la productividad de las tareas que deben realizarse. Un ejemplo claro es el uso de dos o tres monitores al mismo tiempo, ya que duplican el escritorio de la computadora, permitiendo ver un área más grande donde se pueden ver las ventanas de dos o más programas, lo cual es muy útil para muchas tareas ya que evita tener que cerrar las ventanas de los programas para ver otras que necesitan ser revisadas constantemente.

Las partes de la computadora como el teclado y el ratón son ahora dispositivos muy sofisticados y se están rediseñando constantemente para proporcionar una mejor experiencia de interacción con el usuario de e , lo que resulta en una mejor productividad en el uso de e en comparación con los modelos básicos.

Los teclados tienen incorporadas teclas con funciones muy específicas, como atajos específicos para aplicaciones, que pueden personalizarse para que ya no tenga que pasar el tiempo buscándolas manualmente en su computadora. De otros tipos de funciones que se añaden al teclado son el control de volumen del altavoz y el silenciador, aplicaciones específicas como la calculadora, el control del brillo de la pantalla, etc.

El ratón se encuentra actualmente en versiones avanzadas que incorporan varios botones personalizables para acciones específicas, como el salto a la página anterior, que sólo se realizan manualmente con plantillas básicas.

Los dispositivos portátiles, como los teléfonos móviles y las tabletas, son herramientas de trabajo comunes y su uso como herramientas de trabajo está aumentando. Al estar conectado a la Internet, puede acceder a toda su información y realizar la gestión y administración de la información a distancia, lejos de la oficina o en la carretera.

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¿Cuáles son las herramientas actuales en la oficina?

Los programas y aplicaciones de oficina se denominan comúnmente suites de oficina, que tradicionalmente se refieren al tipo de programas o aplicaciones de de que están específicamente diseñados para ser utilizados como generadores de documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones, entre otros. Un ejemplo básico de una suite de oficina es el paquete Microsoft Office, originalmente diseñado para el sistema operativo Windows, que incluye Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access y Publisher entre sus principales programas.

La suite de oficina iWork ha sido desarrollada para el sistema operativo OSX de Apple, una versión similar a Microsoft Office pero simplificada. También hay de otras versiones como LibreOffice para software de código abierto.

El conjunto de Microsoft Office es actualmente el más utilizado para la creación y la gestión de documentos, ce es la razón por la que se ha desarrollado una versión para el sistema operativo de Apple de . Cuando se utilizan diferentes suites, hay que tener en cuenta que los archivos pueden compartirse entre diferentes versiones sólo si se guardan en versiones específicas como OpenDocument Text for Word, OpenDocument Spreadsheet o Strict Open XML Spreadsheet for Excel. Una cosa a tener en cuenta es que cuando se guardan archivos en este tipo de versiones, pueden perder algunas propiedades del formato original.

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Actualmente, las herramientas de automatización de oficinas como Google Drive permiten gestionar documentos de texto y hojas de cálculo compatibles con Word y Excel. Los documentos pueden ser administrados directamente desde la aplicación Google Drive (e ) o descargados directamente a su computadora para ejecutar archivos con Word o Excel.

Las herramientas de ofimática a nivel de software son

  • Paquetes de software de oficina: Word, Excel, Outlook, etc.
  • Almacenamiento en la nube. Ex: Google Drive
  • Agenda digital
  • Bloc de notas digital Ej: Google Keep
  • Correo electrónico: Antiguo: Gmail
  • Red social: Facebook, Twitter, etc.
  • Mensajes: WhatsApp

Los servicios de Google como Gmail, Drive, Google Photos, Keep, entre otros, representan una serie de herramientas integradas para la oficina que permiten organizar y optimizar la transferencia de archivos e información multimedia de forma sencilla y rápida, con la posibilidad de gestionar las aplicaciones desde una computadora o un teléfono móvil o inteligente. La cuenta de Google te permite administrar archivos, fotos e imágenes, así como contactos de correo electrónico y de teléfono.

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Un sistema similar es el le iCloud de Apple, que permite almacenar, gestionar y sincronizar archivos de correo electrónico y teléfono, fotos y contactos entre diferentes dispositivos. Uno de los beneficios del le iCloud es la capacidad de sincronizar dispositivos como el le iPhone o el le iPad para obtener una copia de seguridad precisa, simplemente iniciando sesión con la cuenta iCloud del dispositivo de le que desea utilizar con su configuración actual.

Una versión similar de almacenamiento de archivos en la nube para los dispositivos de Microsoft es OneDrive (antes SkyDrive).

Aunque las redes sociales se consideran medios de comunicación, entretenimiento y ocio, las empresas y los profesionales las utilizan hoy en día para comunicarse con sus clientes con el fin de acercarse a ellos. De hecho, para la mayoría de las personas, el medio de comunicación cotidiano es la mensajería de aplicaciones de de como Whatsapp o Facebook Messenger, mientras que el correo electrónico se utiliza principalmente para fines profesionales o comerciales.

 

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